Was ist das Handling?
Im Handling – auf Deutsch „Handhabung, Umgang" – legen Sie einmalig fest, wie wir mit Ihren Anrufen verfahren sollen. So brauchen Sie uns die Details zu Ihren regulären Abwesenheiten nicht jedes Mal neu zu übermitteln.
Im Handling definieren Sie:
- Wann Sie unseren Telefondienst in der Regel benötigen (z.B. Urlaub, Mittagspause, nach Büroschluss)
- Wie wir Ihre Anrufer begrüßen sollen
- Ob wir Anrufe an bestimmte Kontaktpersonen weiterverbinden oder Anruferdaten aufnehmen
- Wie zu verfahren ist, falls festgelegte Kontaktpersonen nicht erreichbar sind
- Welche Informationen dem Anrufer mitgeteilt werden sollen
- Welche Daten des Anrufers für einen späteren Rückruf aufgenommen werden
- An welche Kontaktpersonen unsere Benachrichtigungen geschickt werden sollen
Durch das Handling brauchen Sie sich künftig nicht jedes Mal erneut um Details zu kümmern. Wir halten uns an diese Vereinbarung – die Sie selbstverständlich bei Bedarf jederzeit ändern können.
Was ist der Abwesenheitsplaner?
Es gibt Branchen und Situationen, in denen es unerlässlich ist, Anrufer konkret zu informieren über:
- Zeit und Dauer Ihrer Abwesenheit
- Den Grund Ihrer Abwesenheit
- Manchmal sogar Ihren aktuellen Aufenthaltsort
Oder es gibt spontane, außerplanmäßige Termine, die nicht im regulären Handling enthalten sind. In solchen Fällen kommt der Abwesenheitsplaner ins Spiel – ergänzend zum normalen Handling.
Im Abwesenheitsplaner können Sie individuelle bzw. außerplanmäßige Abwesenheiten mit entsprechenden Anweisungen eingeben, die nicht im regulären Handling enthalten sind.
Echtzeit-Steuerung
Unseren Abwesenheitsplaner erreichen Sie jederzeit online unter abwesenheitsplaner.de – in Kürze auch zusätzlich per App.
Praxisbeispiel: Hat sich bei Ihnen kurzfristig ein Termin ergeben und Sie müssen in einer Stunde – oder gar sofort – aus dem Haus? Sie können für diese außerplanmäßige Abwesenheit das Handling in Echtzeit im Abwesenheitsplaner festlegen. Dieses Handling wird sofort wirksam – bzw. zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt.
Ob reguläre Abwesenheitszeiten oder außerplanmäßige Situationen mit besonderen Anweisungen – auf IhreTelefonZentrale.de können Sie sich verlassen. Anfragen und Aufträge entgegennehmen, auch wenn Sie nicht im Hause sind – das ist unser Telefonservice.