Eigene Sekretärin vs. Telefonservice: die ehrliche Kostenrechnung
Was kostet telefonische Erreichbarkeit wirklich – eine eigene Kraft oder der externe Service? Die nachvollziehbare Beispielrechnung inklusive Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheit, mit fairem Fazit.
· Von der Redaktion IhreTelefonzentrale.de
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Vollzeitkraft kostet typischerweise rund 3.000–3.800 € brutto plus ca. 20 % Lohnnebenkosten – etwa 3.600–4.600 € Arbeitgeberkosten pro Monat (beispielhafte Kalkulation).
- Ein Telefonservice kostet bei 300 Gesprächsminuten im Monat rund 375 € – er skaliert mit dem Volumen und kennt weder Urlaub noch Krankheit.
- Der Vergleich hinkt bewusst: Eine Sekretärin leistet mehr als Telefonie. Für reine Erreichbarkeit ist der hybride Weg oft ideal – eigene Kraft plus Überlauf-Service.
Die kurze Antwort: Für reine telefonische Erreichbarkeit ist ein externer Telefonservice fast immer deutlich günstiger als eigenes Personal – bei 300 Gesprächsminuten im Monat stehen rund 375 € gegen typischerweise 3.600–4.600 € Arbeitgeberkosten für eine Vollzeitstelle. Fair wird die Rechnung aber erst, wenn man genauer hinsieht: Eine gute Sekretärin leistet mehr als Telefondienst. Hier ist die ehrliche Kalkulation.
Was eine eigene Kraft wirklich kostet (Beispielrechnung)
Die folgenden Zahlen sind eine beispielhafte Kalkulation mit typischen Spannen – Ihre tatsächlichen Werte hängen von Region, Qualifikation und Tarifbindung ab. Eine Vollzeit-Bürokraft liegt typischerweise bei etwa 3.000–3.800 € brutto im Monat; dazu kommen rund 20 % Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Macht etwa 3.600–4.600 € Arbeitgeberkosten pro Monat. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden liegt entsprechend bei etwa 1.800–2.300 €.
- Urlaub: Gesetzlich mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche, üblich sind mehr – in dieser Zeit ist das Telefon unbesetzt oder braucht Vertretung.
- Krankheit: Lohnfortzahlung bis zu sechs Wochen – und die Erreichbarkeit fällt trotzdem aus.
- Abdeckungslücken: Eine einzelne Person deckt keine elf Stunden Servicezeit ab. Pausen, Randzeiten und parallel eingehende Anrufe bleiben offen.
- Recruiting & Einarbeitung: Stellenanzeige, Auswahl, Schulung – Kosten, die anfallen, bevor der erste Anruf angenommen ist.
Monatskostenvergleich bei 100, 300 und 600 Minuten
Zum Vergleich der Telefonservice im Easy-Tarif: 39 €/Monat Grundgebühr (12-Monats-Tarif) plus 1,12 €/Min., sekundengenau abgerechnet (zzgl. Weiterleitungskosten). Die Personalkosten sind die beispielhaften Arbeitgeberkosten von oben:
| Monatliche Kosten | 100 Min. | 300 Min. | 600 Min. |
|---|---|---|---|
| Telefonservice (Easy, 39 € + 1,12 €/Min.) | ca. 151 € | ca. 375 € | ca. 711 € |
| Teilzeitkraft, 20 Std./Woche (Beispiel) | ca. 1.800–2.300 € | ca. 1.800–2.300 € | ca. 1.800–2.300 € |
| Vollzeitkraft (Beispiel) | ca. 3.600–4.600 € | ca. 3.600–4.600 € | ca. 3.600–4.600 € |
600 Gesprächsminuten entsprechen bereits rund 300 Anrufen à 2 Minuten – für viele kleine und mittlere Betriebe ein sehr telefonintensiver Monat. Selbst dann bleibt der Service bei einem Bruchteil der Personalkosten. Die vollständige Preisaufschlüsselung inklusive Einrichtung zeigt Was kostet ein externer Telefonservice?.
Was die Rechnung nicht zeigt – der faire Einwand
Eine gute Sekretärin telefoniert nicht nur: Sie organisiert Termine, bereitet Unterlagen vor, kennt Kunden persönlich und hält den Rücken frei. Wer diese Leistungen braucht, ersetzt sie nicht durch einen Telefonservice. Die ehrliche Frage lautet deshalb nicht „Sekretärin oder Service?“, sondern: Wie viel teure Arbeitszeit soll am Telefon hängen?
Die dritte Option: hybrid fahren
Empfehlung
Viele unserer Kunden fahren zweigleisig: Die eigene Kraft nimmt an, was sie schafft – der Telefonservice übernimmt per Rufumleitung den Überlauf, die Pausen, Urlaub und Krankheit. So bleibt die persönliche Betreuung im Haus, und trotzdem geht kein Anruf verloren.
Wie die Rufumleitung in drei Varianten funktioniert, zeigt So funktioniert ein Telefonservice. Ob sich das Auslagern für Ihre Situation lohnt, klärt der komplette Leitfaden – oder direkt eine unverbindliche Beratung.
Häufige Fragen
Was kostet eine Sekretärin im Monat wirklich?
Typischerweise rund 3.000–3.800 € brutto für eine Vollzeitkraft, plus etwa 20 % Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung – also rund 3.600–4.600 € Arbeitgeberkosten pro Monat (beispielhafte Kalkulation; regional und je nach Qualifikation unterschiedlich). Urlaub, Krankheit und Einarbeitung kommen hinzu.
Ist ein Telefonservice ein vollwertiger Ersatz für eine Sekretärin?
Nein – und das behaupten wir auch nicht. Der Service ersetzt die telefonische Erreichbarkeit, nicht die Organisation, Vorbereitung und persönliche Betreuung einer guten Assistenz. Für die reine Anrufannahme ist er allerdings um ein Vielfaches günstiger.
Lohnt sich die Kombination aus eigener Kraft und Telefonservice?
Für viele Betriebe ja. Die eigene Kraft behält die Kernzeiten und die persönliche Betreuung; der Service fängt per Rufumleitung Überlauf, Pausen, Urlaub und Krankheit ab. So zahlen Sie den Service nur für die Anrufe, die sonst verloren gingen.
Ab wann lohnt sich stattdessen eigenes Personal?
Wenn das Telefon dauerhaft so intensiv klingelt, dass daraus eine Vollzeitaufgabe wird – und Sie die Person zusätzlich für die Büro-Organisation brauchen. Bis dahin ist der externe Service die flexiblere Lösung: sekundengenau abgerechnet, ohne Fixkostenblock.
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