Handling & Abwesenheitsplaner: Sie behalten die Kontrolle
Wie wird mein Anruf behandelt? Das legen Sie selbst fest: dauerhaft über das Handling, spontan über den Abwesenheitsplaner – damit Anrufer immer die richtige Auskunft bekommen.
· Von der Redaktion IhreTelefonzentrale.de
Das Wichtigste in Kürze
- Im Handling legen Sie einmalig fest, wie wir Ihre Anrufer begrüßen, weiterleiten oder informieren.
- Der Abwesenheitsplaner ergänzt das Handling um kurzfristige, außerplanmäßige Abwesenheiten – in Echtzeit.
- So bekommen Anrufer immer die passende Auskunft, ohne dass Sie jedes Mal neu Bescheid geben müssen.
Ein guter Telefonservice arbeitet nicht nach Schema F, sondern genau nach Ihren Vorgaben. Dafür gibt es zwei Werkzeuge: das Handling für Ihre dauerhaften Spielregeln und den Abwesenheitsplaner für kurzfristige Sondersituationen. Zusammen sorgen sie dafür, dass Anrufer immer die richtige Auskunft bekommen.
Das Handling: Ihre dauerhaften Spielregeln
Im Handling – auf Deutsch schlicht „Handhabung“ – legen Sie einmal fest, wie wir mit Ihren Anrufen verfahren sollen. So müssen Sie die Details nicht jedes Mal neu übermitteln. Festlegen lässt sich unter anderem:
- Wann Sie unseren Telefondienst regulär brauchen (z. B. Mittagspause, nach Büroschluss, im Urlaub)
- Wie wir Ihre Anrufer begrüßen sollen
- Ob wir an bestimmte Kontaktpersonen weiterverbinden oder Daten für einen Rückruf aufnehmen
- Wie zu verfahren ist, wenn eine Kontaktperson gerade nicht erreichbar ist
- Welche Daten wir vom Anrufer erfassen sollen
- An welche Adresse(n) unsere Benachrichtigungen gehen sollen
Der Abwesenheitsplaner: spontane Abwesenheiten in Echtzeit
Manchmal ergeben sich Situationen, die nicht im regulären Handling stehen – ein kurzfristiger Termin, eine außerplanmäßige Abwesenheit, eine spezielle Information, die Anrufer erhalten sollen. Genau dafür gibt es den Abwesenheitsplaner: Sie tragen die Abweichung online ein, und sie wird in Echtzeit wirksam.
Beispiel
Sie müssen in einer Stunde – oder sofort – außer Haus. Statt uns anzurufen, tragen Sie diese außerplanmäßige Abwesenheit kurz im Abwesenheitsplaner ein. Unsere Mitarbeitenden erkennen sie sofort und geben Ihren Anrufern genau die Information weiter, die Sie hinterlegt haben.
Warum das den Service so einfach macht
Durch das Handling kümmern Sie sich nicht bei jedem Anruf erneut um Details – und der Abwesenheitsplaner gibt Ihnen für den Sonderfall trotzdem die volle Kontrolle. Beides lässt sich jederzeit anpassen. So bleibt der Telefonservice flexibel und bequem, ohne dass Sie etwas aus der Hand geben.
Wie der Service insgesamt eingerichtet wird, lesen Sie unter So funktioniert ein Telefonservice. Den vollständigen Nutzen fasst der Beitrag Vorteile eines Telefonservice zusammen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Handling und Abwesenheitsplaner?
Das Handling regelt dauerhaft, wie wir Ihre Anrufe behandeln – es gilt, bis Sie es ändern. Der Abwesenheitsplaner ergänzt es um kurzfristige, außerplanmäßige Abwesenheiten und Sonderanweisungen, die sofort wirksam werden.
Kann ich das Handling jederzeit ändern?
Ja. Ihre Vereinbarungen lassen sich jederzeit anpassen. So flexibel das Handling ist, so verlässlich setzen unsere geschulten Mitarbeitenden es um.
Wie schnell wirkt eine Eingabe im Abwesenheitsplaner?
In Echtzeit. Sobald Sie eine außerplanmäßige Abwesenheit eintragen (oder zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt), erkennen unsere Mitarbeitenden sie und behandeln Ihre Anrufer entsprechend.
Bereit, keinen Anruf mehr zu verpassen?
Persönliche Beratung – unverbindlich und in wenigen Minuten.
Weiterlesen
So funktioniert ein Telefonservice: in 3 Schritten
Anmelden, umleiten, entlasten: In drei Schritten ist ein externer Telefonservice startklar. Wie die Rufumleitung funktioniert und welche drei Varianten Sie kombinieren können.
Die Vorteile eines Telefonservice: konkret erklärt
Von langen Servicezeiten über sekundengenaue Abrechnung bis zur professionellen Außenwirkung: die wichtigsten Vorteile eines externen Telefonservice – konkret erklärt.