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Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserem Telefonservice

Wie funktioniert der Telefonservice von IhreTelefonzentrale.de?

Unsere Telefonservice-Mitarbeiter gehen für Sie ans Telefon. Wenn Sie uns brauchen, leiten Sie Ihre Anrufe per Rufumleitung an uns weiter. Der nächste, für Sie bestimmte Anruf wird durch uns angenommen.  

Für die Anrufweiterschaltung (AWS)/Rufumleitung erhalten Sie eine individuelle Rufumleitungsnummer (VDN). Anhand dieser VDN erkennen wir, dass der Anruf für Sie bestimmt ist und melden uns automatisch so, wie Sie es mit uns vereinbart haben. Wenn Sie es wünschen, stellen wir den Anrufer durch oder nehmen sein Anliegen auf und kündigen Ihren Rückruf an. Wir können dem Anrufer auch eine Nachricht ausrichten. Selbst inhaltliche Fragen Ihrer Kunden beantworten wir, wenn Sie uns die notwendigen Informationen bereitstellen.

Wie kann ich meine Anrufe an Ihren Telefonservice weiterleiten?

Sie bekommen von uns eine individuelle Rufumleitungsnummer (VDN), mit der Sie Ihre Anrufe per Anrufweiterschaltung (AWS)/Rufumleitung zu uns umleiten können.

Grundsätzlich können Sie von fast jedem Anschluss eine Rufumleitung einrichten. Oft auch ohne Telefonanlage. Zum Beispiel mit „Rufumleitung im Amt“ oder „Anrufweiterschaltung“ beim Mehrgeräte-Anschluss. Die Rufumleitung lässt sich meistens über die Telefontastatur und/oder das Internet ein- und ausschalten.

Eine Anleitung zur Einrichtung der Anrufweiterschaltung (AWS)/Rufumleitung finden Sie im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage.

Wenn Sie weitere Fragen zur Rufumleitung oder zur Technik haben, rufen Sie uns einfach an oder senden uns eine E-Mail.

Welche Kosten entstehen durch die Nutzung des Telefonservices von IhreTelefonzentrale.de?

Je nach Tarif zahlen Sie eine monatliche Grundgebühr sowie die Serviceminuten (sekundengenau).

Wird ein Anrufer anschließend mit Ihnen oder Ihrem Hause verbunden, berechnen wir Ihnen ab der Gesprächsübergabe nur noch die Telefongebühren (sekundengenau) für das weitere Gespräch.

Telefonische Änderungen des, bei Ihrem Account hinterlegtem, Handlings Ihrer Anrufe durch unser Serviceteam werden als Serviceminuten berechnet.

Eine zusätzliche Gesprächsannahmegebühr berechnen wir NICHT.

Ich will den Telefonservice erst einmal ausprobieren, wie funktioniert das?

Einfach online die Test-Anmeldung ausfüllen oder das Anmeldeformular als PDF downloaden und per Fax an uns schicken. Für Eilige geht das auch telefonisch (Bonität vorausgesetzt).

Sobald wir Ihren Account angelegt und technisch geprüft haben, schicken wir Ihnen eine Begrüßungsemail (BEM) mit Ihrer individuellen Rufumleitungsnummer (VDN) und allen nötigen Informationen.

Ihre Wünsche zum Handling teilen Sie uns entweder telefonisch, durch Anrufen Ihrer VDN mit, oder Sie faxen uns den Handlingsbogen aus der BEM ausgefüllt zu (unsere Fax-Nr.: 06047 99990-11).

Während des Testzeitraums zahlen Sie keine Grundgebühr bei täglicher Kündbarkeit.

Muss ich IhreTelefonzentrale.de informieren, bevor ich meine Anrufe weiterleite?

Nein. Wir unterstützen Sie immer dann, wenn Sie uns brauchen. Sobald Sie die Anrufweiterschaltung aktivieren, gehen wir für Sie ans Telefon.

Und wenn Sie möchten, dass wir Ihren Anrufern eine persönliche Nachricht von Ihnen ausrichten, genügt ein kurzer Anruf bei unserem Serviceteam.

Können Sie auch nur bestimmte Anrufer mit mir verbinden oder Werbeanrufe abwimmeln?

Selbstverständlich. Sie bestimmen, welcher Anrufer wann mit Ihnen verbunden werden darf. Ein kurzer Anruf bei unserem Serviceteam genügt.

Das Handling Ihrer Anrufe können Sie beliebig oft ändern, ganz nach Ihrem Bedarf. Sie können zum Beispiel auch „wichtige Fälle“ definieren, in denen wir generell immer versuchen, Ihre Anrufer zu verbinden.

Das Abblocken von Werbeanrufen ist ebenso möglich, teilen Sie uns nur Ihren Wunsch mit. Das spart auch Gebühren, da wir sekundengenau abrechnen.

Was passiert, wenn mehrere Leute gleichzeitig beim Telefonservice für mich anrufen?

Das gleiche wie sonst auch. Wenn Sie einen Telefonanschluss oder eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen/Kanälen oder die „Rufumleitung im Amt“ verwenden, werden die Gespräche parallel an uns weitergeleitet.

Wir verfügen über 180 Sprachkanäle und können daher beliebig viele, für Sie bestimmte, Anrufe empfangen. Sind Ihre Leitungen jedoch alle belegt und Sie nutzten nicht die Rufumleitung im Amt, sind Umleitungen nicht möglich. Mit einer „Anrufweiterschaltung/Rufumleitung im Amt (AWS)“ beim ISDN-Mehrgeräteanschluss können Sie ankommende Anrufe automatisch an einen anderen Telefonanschluss umleiten. Die Umleitung erfolgt dabei bereits in der Vermittlungsstelle Ihres Telefonieanbieters. In diesem Fall können dann beliebig viele Gespräche umgeleitet werden.

Beim Anlagenanschluss muss die Kapazität erhöht werden. Unter gewissen technischen Bedingungen lässt sich hier auch eine solche Rufumleitung/Anrufweiterschaltung im Amt einrichten.

Wie meldet sich der Telefonservice, wenn jemand für mich bei Ihnen anruft?

Ganz wie Sie wollen. Sie bestimmen den Begrüßungstext. Wenn Sie (noch) keine individuelle Begrüßung mit uns vereinbart haben, melden wir uns mit: „Ihre Firma“, mein Name ist „Sabine Muster“. Was kann ich für Sie tun?

Den Text Ihrer Begrüßung können Sie jederzeit über einen Anruf Ihrer Rufumleitungsnummer bei unserem Serviceteam anpassen.

Merken meine Anrufer, dass sie zu einem Telefonservice weitergeleitet werden?

Normalerweise nicht. Für Ihre Anrufer hört es sich genau so an, als würden sie direkt bei Ihnen im Unternehmen ankommen – zum Beispiel wie bei einer Ihrer freundlichen Sekretärinnen.

Unsere Mitarbeiter kümmern sich persönlich um das Anliegen Ihres Anrufers. Das sorgt für gute Laune und ein gutes Gefühl bei Ihren Kunden und Partnern.

Es kann lediglich vorkommen, dass der Anrufer vor dem Gespräch – telefontechnisch bedingt – Umleitungsgeräusche im Hintergrund wahrnimmt. Diese sind aber durchaus bekannt und nicht ungewöhnlich. Optional können wir für Ihren Account auch eine individuelle Verbindungsmusik in unsere Telefonanlage importieren (GEMA-frei). Dann ist alles perfekt.

Was mache ich, wenn ich Probleme bei der Eingabe der Rufumleitung zu IhreTelefonzentrale.de habe?

IhreTelefonzentrale.de versucht gerne, Ihnen soweit möglich zu helfen. Liegt es an Ihrer Technik, kann ein externer Partner Sie durch Ferndiagnose und Fernzugriff unterstützen. Hier können einmalige Servicegebühren anfallen.

Wenn Sie weiterverbinden, lassen sich „Sperrzeiten“ einbauen?

Selbstverständlich können wir z.B. Zeiten wie die Mittagspause oder Meetings von Weiterverbindungen ausnehmen.

Ist die Anzahl unserer eigenen Mitarbeiter begrenzt, auf die Ihr Team verbinden würde und wenn Sie verbinden, wird „kalt durchgestellt“?

Nein. Sie können uns eine nahezu beliebig lange Liste Ihrer Mitarbeiter geben. Wir können Ihre Anrufer mit allen internen und externen Mitarbeitern Ihres Unternehmens weltweit verbinden. „Kalt durchgestellt“ wird bei uns nicht; wir fragen vor der Übergabe eines Gesprächs stets nach, ob Sie das Gespräch annehmen möchten. Auch die Rücknahme und Aufnahme eines Gesprächs ist immer möglich.

Können wir mehrere Telefonzentralen für unsere Firma bzw. unseren Firmenverbund haben?

Ja. Sie können beliebig viele Telefonzentralen bekommen. Das ermöglicht sogar ein sehr effizientes Anrufmanagement, da Anrufe nach bestimmten Kanälen innerhalb Ihres Hauses unterschieden werden können.

Ist der Service auch nachts einsetzbar und welche Vorteile hätte dies sonst noch?

Ja. Sie können optional auch die Nachtversorgung dazu buchen. Das hat zwei Vorteile:

Ihre Klientel hat auch über Ihre Bürozeiten hinaus einen persönlichen Ansprechpartner, der die Anliegen aufnimmt.

Für Unternehmen, die in Notfall- und Störungssituationen durchgehend erreichbar sein müssen, filtern und koordinieren wir die eingehenden Anrufe nach Vorgabe. Es werden nur wirkliche Notfälle an Bereitschaftstechniker weitergeleitet. Dabei bieten wir die Möglichkeit, mehrere Kontakte nacheinander anzurufen. Sollte das Haupt-Notfalltelefon gerade nicht erreichbar sein, z.B. weil das Telefon keinen Empfang hat oder der Mitarbeiter bereits an einer anderen Störung arbeitet, rufen wir auf weiteren, im Handling hinterlegten, Rufnummern an.

 

Können Sie für uns auch Termine in einen Online-Kalender eintragen?

Klares ja. Je nach Kalender kann eine optionale Zusatzgebühr hinzukommen. Das prüfen wir gerne für Sie.

Telefonieren für Sie auch Studenten oder Hausfrauen vom Home-Office aus?

Nein. Unser Telefonserviceteam besteht ausschließlich aus gut geschulten, festangestellten Mitarbeitern, die in unseren technisch hervorragend ausgestatteten Callcenterräumen sitzen. Nur so lassen sich Qualität und Performanz dauerhaft gewährleisten.

Zur Beantwortung weiterer Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns.