• Callcenter
  • Callcenter
* kostenfrei aus dem dt. Festnetz

Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserem Telefonservice

Wie funktioniert der Telefonservice von IhreTelefonZentrale.de?

Unsere Telefonservice-Mitarbeiter gehen für Sie ans Telefon. Wenn Sie uns brauchen, leiten Sie Ihre Anrufe einfach per Rufumleitung an uns weiter. Der nächste, für Sie bestimmte Anruf wird von uns angenommen.

Für die Rufumleitung/Anrufweiterschaltung (AWS) erhalten Sie eine individuelle Rufumleitungsnummer (VDN). Anhand dieser VDN erkennen wir, dass der Anruf für Sie bestimmt ist und melden uns automatisch so, wie Sie es mit uns vereinbart haben.

Wenn Sie es wünschen, stellen wir den Anrufer zu Ihnen durch.

Oder wir nehmen sein Anliegen auf und kündigen Ihren Rückruf an.

Wir können dem Anrufer auch eine Nachricht ausrichten.

Selbst inhaltliche Fragen Ihrer Kunden beantworten wir, wenn Sie uns die notwendigen Informationen bereitstellen.

nach oben

Weiterlesen …

Wie kann ich meine Anrufe an Ihren Telefonservice weiterleiten?

Sie bekommen von uns eine individuelle Rufumleitungsnummer (VDN), mit der Sie Ihre Anrufe per Anrufweiterschaltung (AWS)/Rufumleitung zu uns umleiten können.

Grundsätzlich können Sie von fast jedem Anschluss eine Rufumleitung einrichten. Oft auch ohne Telefonanlage. Zum Beispiel mit „Rufumleitung im Amt“ oder „Anrufweiterschaltung“ beim Mehrgeräte-Anschluss. Die Rufumleitung lässt sich meistens über die Telefontastatur und/oder das Internet ein- und ausschalten.

Eine Anleitung zur Einrichtung der Anrufweiterschaltung (AWS)/Rufumleitung finden Sie im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage.

Wenn Sie weitere Fragen zur Rufumleitung oder zur Technik haben, rufen Sie uns einfach an oder senden uns eine E-Mail.

nach oben

Weiterlesen …

Welche Kosten entstehen durch die Nutzung des Telefonservices von IhreTelefonZentrale.de?

Je nach Tarif zahlen Sie eine monatliche Grundgebühr sowie die Serviceminuten (sekundengenau).

Wird ein Anrufer anschließend mit Ihnen oder Ihrem Hause verbunden, berechnen wir Ihnen ab der Gesprächsübergabe nur noch die Telefongebühren (sekundengenau) für das weitere Gespräch.

Telefonische Änderungen des bei Ihrem Account hinterlegtem Handlings Ihrer Anrufe durch unser Serviceteam werden als Serviceminuten berechnet.

Eine zusätzliche Gesprächsannahmegebühr berechnen wir nicht.

nach oben

Weiterlesen …

Ich will den Telefonservice erst einmal ausprobieren, wie funktioniert das?

Einfach online die Test-Anmeldung ausfüllen oder das Anmeldeformular als PDF downloaden und per Fax an uns schicken. Für Eilige geht das auch telefonisch (Bonität vorausgesetzt).
Sobald wir Ihren Account angelegt und technisch geprüft haben, schicken wir Ihnen eine Begrüßungsemail (BEM) mit Ihrer individuellen Rufumleitungsnummer (VDN) und allen nötigen Informationen.

Ihre Wünsche zum Handling teilen Sie uns entweder telefonisch, durch Anrufen Ihrer VDN mit, oder Sie faxen uns den Handlingsbogen aus der BEM ausgefüllt zu (unsere Fax-Nr.: 06047 99990-11).

Während des Testzeitraums zahlen Sie keine Grundgebühr bei täglicher Kündbarkeit.

nach oben

Weiterlesen …

Können Sie auch nur bestimmte Anrufer mit mir verbinden oder Werbeanrufe abwimmeln?

Selbstverständlich. Sie bestimmen, welcher Anrufer wann mit Ihnen verbunden werden darf. Ein kurzer Anruf bei unserem Serviceteam genügt.

Das Handling Ihrer Anrufe können Sie beliebig oft ändern, ganz nach Ihrem Bedarf. Sie können zum Beispiel auch „wichtige Fälle“ definieren, in denen wir generell immer versuchen, Ihre Anrufer zu verbinden.

Das Abblocken von Werbeanrufen ist ebenso möglich, teilen Sie uns nur Ihren Wunsch mit. Das spart auch Gebühren, da wir sekundengenau abrechnen.

nach oben

Weiterlesen …

Was passiert, wenn mehrere Leute gleichzeitig beim Telefonservice für mich anrufen?

Das gleiche wie sonst auch. Wenn Sie einen Telefonanschluss oder eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen/Kanälen oder die „Rufumleitung im Amt“ verwenden, werden die Gespräche parallel an uns weitergeleitet.

Wir verfügen über 180 Sprachkanäle und können daher beliebig viele, für Sie bestimmte, Anrufe empfangen. Sind Ihre Leitungen jedoch alle belegt und Sie nutzten nicht die Rufumleitung im Amt, sind Umleitungen nicht möglich. Mit einer „Anrufweiterschaltung/Rufumleitung im Amt (AWS)“ beim ISDN-Mehrgeräteanschluss können Sie ankommende Anrufe automatisch an einen anderen Telefonanschluss umleiten. Die Umleitung erfolgt dabei bereits in der Vermittlungsstelle Ihres Telefonieanbieters. In diesem Fall können dann beliebig viele Gespräche umgeleitet werden.

Beim Anlagenanschluss muss die Kapazität erhöht werden. Unter gewissen technischen Bedingungen lässt sich hier auch eine solche Rufumleitung/Anrufweiterschaltung im Amt einrichten.

nach oben

Weiterlesen …

Wie meldet sich der Telefonservice, wenn jemand für mich bei Ihnen anruft?

Ganz wie Sie wollen. Sie bestimmen den Begrüßungstext. Wenn Sie (noch) keine individuelle Begrüßung mit uns vereinbart haben, melden wir uns mit: „Ihre Firma“, mein Name ist „Sabine Muster“. Was kann ich für Sie tun?

Den Text Ihrer Begrüßung können Sie jederzeit über einen Anruf Ihrer Rufumleitungsnummer bei unserem Serviceteam anpassen.

nach oben

Weiterlesen …

Merken meine Anrufer, dass sie zu einem Telefonservice weitergeleitet werden?

Normalerweise nicht. Für Ihre Anrufer hört es sich genau so an, als würden sie direkt bei Ihnen im Unternehmen ankommen – zum Beispiel wie bei einer Ihrer freundlichen Sekretärinnen.
Unsere Mitarbeiter kümmern sich persönlich um das Anliegen Ihres Anrufers. Das sorgt für gute Laune und ein gutes Gefühl bei Ihren Kunden und Partnern.

Es kann lediglich vorkommen, dass der Anrufer vor dem Gespräch – telefontechnisch bedingt – Umleitungsgeräusche im Hintergrund wahrnimmt. Diese sind aber durchaus bekannt und nicht ungewöhnlich. Optional können wir für Ihren Account auch eine individuelle Verbindungsmusik in unsere Telefonanlage importieren (GEMA-frei). Dann ist alles perfekt.

nach oben

Weiterlesen …

Wir möchten den Tarif wechseln. Geht das?

Zwischen allen Tarif ist ein Wechsel formlos möglich.

Upgrades auf höhere Tarife mit längerer Laufzeit können immer zum nächsten Monat durchgeführt werden.
Downgrades auf Tarife mit kürzerer Laufzeit können erfolgen, sobald das letzte Laufzeitpaket abgelaufen ist.
Wechsel zu einem der Professional-Tarife können innerhalb eines Monats realisiert werden, da für diese Tarife ohnehin neue Rufumleitungsnummern zur Verfügung gestellt werden müssen.

nach oben

Weiterlesen …

Ist die Anzahl unserer eigenen Mitarbeiter begrenzt, auf die Ihr Team verbinden würde und wenn Sie verbinden, wird „kalt durchgestellt“?

Nein. Sie können uns eine nahezu beliebig lange Liste Ihrer Mitarbeiter geben. Wir können Ihre Anrufer mit allen internen und externen Mitarbeitern Ihres Unternehmens weltweit verbinden. „Kalt durchgestellt“ wird bei uns nicht; wir fragen vor der Übergabe eines Gesprächs stets nach, ob Sie das Gespräch annehmen möchten. Auch die Rücknahme und Aufnahme eines Gesprächs ist immer möglich.

nach oben

Weiterlesen …

Ist der Service auch nachts einsetzbar und welche Vorteile hätte dies sonst noch?

Ja. Sie können optional auch die Nachtversorgung dazu buchen. Das hat zwei Vorteile:

Ihre Klientel hat auch über Ihre Bürozeiten hinaus einen persönlichen Ansprechpartner, der die Anliegen aufnimmt.

Für Unternehmen, die in Notfall- und Störungssituationen durchgehend erreichbar sein müssen, filtern und koordinieren wir die eingehenden Anrufe nach Vorgabe. Es werden nur wirkliche Notfälle an Bereitschaftstechniker weitergeleitet. Dabei bieten wir die Möglichkeit, mehrere Kontakte nacheinander anzurufen. Sollte das Haupt-Notfalltelefon gerade nicht erreichbar sein, z.B. weil das Telefon keinen Empfang hat oder der Mitarbeiter bereits an einer anderen Störung arbeitet, rufen wir auf weiteren, im Handling hinterlegten, Rufnummern an.

nach oben

Weiterlesen …

Was ist ein Handling?

Im Handling, auf Deutsch „Handhabung, Umgang“, können Sie festlegen, wie wir mit Ihren Anrufen verfahren sollen. So können Sie uns im Handling beispielweise vorab mitteilen,

  • wann Sie unseren Telefondienst in der Regel benötigen werden, z.B. während der Mittagspausen oder nach Büroschluss,
  • wie wir Ihre Anrufer begrüßen sollen,
  • ob wir Anrufe an bestimmte Kontaktpersonen Ihres Hauses weiterverbinden oder ob wir die Anruferdaten für einen späteren Rückruf Ihrerseits aufnehmen sollen,
  • wie zu verfahren ist, falls festgelegte Kontaktpersonen gerade nicht erreichbar sind,
  • ob wir Ihren Anrufern etwas mitteilen sollen,
  • welche Daten der Anrufer für Ihren späteren Rückruf aufgenommen werden müssen,
  • an welche Kontaktperson(en) unsere Benachrichtigungen über eingegangene Anrufe geschickt werden sollen.

Durch das Handling brauchen Sie sich künftig nicht jedes Mal erneut um irgendwelche Details zu kümmern. Wir halten uns an diese Vereinbarung, die Sie selbstverständlich bei Bedarf ändern können. Das macht den Telefonservice von IhreTelefonZentrale.de so einfach und bequem.

So flexibel unsere Handlings sind, so professionell werden sie von unseren Mitarbeitern umgesetzt.

nach oben

Weiterlesen …

Was ist ein Abwesenheitsplaner?

Es gibt Branchen und Szenarien, in denen es unerlässlich ist, dass Anrufer konkret

  • über die Zeit und Dauer Ihrer Abwesenheit,
  • den Grund Ihrer Abwesenheit,
  • und manchmal sogar Ihren aktuellen Aufenthaltsort

informiert werden müssen. Hier kommt – neben dem oben beschriebenen, normalen Handling – der Abwesenheitsplaner in Spiel.

Unseren Abwesenheitsplaner erreichen Sie jederzeit online unter https://abwesenheitsplaner.de und können dort außerplanmäßige Abwesenheiten sowie weitere Anweisungen für uns eingeben. Müssen Sie z.B. in einer Stunde spontan aus dem Haus – oder gar sofort, können Sie dafür das individuelle Handling in Echtzeit im Abwesenheitsplaner festlegen. In Echtzeit heißt: Dieses Handling wird sofort wirksam (bzw. zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt).

nach oben

Weiterlesen …

Was ist der Unterschied zwischen Handling und Abwesenheitsplaner?

Im Grunde ist beides dasselbe. Denn beide enthalten Ihre Anweisungen für uns, wie wir Ihr eingehenden Anrufen handhaben sollen. Doch während Sie im normalen, meist bei Vertragsabschluss vereinbarten Handling den Umgang mit regelmäßig wiederkehrenden Abwesenheiten festlegen, nimmt der Abwesenheitsplaner spontane, außerplanmäßige Handling-Anweisungen auf, die sofort umgesetzt werden. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen normalem Handling und Abwesenheitsplaner finden Sie hier.

nach oben

Weiterlesen …

Wann wird ein Handling wirksam, wann kommt es zum Einsatz?

Ein Handling wird wirksam, sobald Sie die Rufumleitung einschalten! Mit anderen Worten: Wann immer Sie unseren Telefonservice gerade benötigen.

Für die Rufumleitung erhalten Sie bei Vertragsabshcluss eine Weiterleitungsnummer. An ihr erkennen wird, welches (von eventuell mehreren festgelegten) Handlings anzuwenden ist.

nach oben

Weiterlesen …

Beispiele für die Verwendung des Abwesenheitsplaners

Es gibt kritische Infrastrukturen, in denen es erwünscht oder sogar unerlässlich ist, dass Anrufer konkret über die Dauer der Abwesenheit oder den Aufenthaltsort einer nicht erreichbaren Person informiert werden.

So würde das Image eines Rechtsanwalts sicherlich leiden, wenn einem Anrufer bei seinem zehnten Kontaktversuch immer noch ausgerichtet würde, der Jurist sei bei Gericht, wenn ihm nicht ausgerichtet werden kann, ab wann der Anwalt weder erreichbar sein wird oder wann etwa der Anrufer mit seinem Rückruf rechnen kann.

Ein Gas- oder Wasserinstallateur, der spontan zu einem Notfall gerufen wird, will während der Notreparatur neben seinem Auftraggeber ausschließlich für seine Mitarbeiter erreichbar sein, die auch erfahren sollen, wo er einen Einsatz hat.

In unserem Abwesenheitsplaner können solche akuten, individuellen Anweisungen mit wenigen Klicks hinterlegt werden, die wir sofort umsetzen.

Übrigens ist es in unserem Abwesenheitsplaner auch möglich, eine Nachricht, eine Telefonnummer oder ein Codewort für eine ganz bestimmte Person zu hinterlegen.

nach oben

Weiterlesen …

Wir sind ein größeres Unternehmen – können mehrere mitarbeiter den Abwesenheitsplaner nutzen?

Der Abwesenheitsplaner ist in jedem unserer Tarife für eine Person bzw. eine Firma inklusive.

Angenommen, Ihr Unternehmen will einen Brückentag einlegen, können Sie eine Firmenabwesenheit im Abwesenheitsplaner definieren.

Benötigt Ihr Unternehmen den Abwesenheitsplaner für mehrere Personen, können für nahezu beliebig viele Mitarbeiter Accounts hinzugebucht werden, mit denen jeder eigenständig seine Handlings festlegen kann. Dabei haben Sie die Wahl, Ihre Mitarbeiter als Administrator selbst im Abwesenheitsplaner anzumelden, wobei Sie die Kontrolle über alle Zugangsdaten behalten. Oder Sie senden jedem Mitarbeiter aus dem Abwesenheitsplaner heraus einen Einladungslink zu, über den er/sie sich selbst im Abwesenheitsplaner registrieren kann. In diesem Fall legt der Mitarbeiter seine Zugangsdaten selbst fest und verwaltet diese eigenverantwortlich.

nach oben

Weiterlesen …

Was sehen die Mitarbeiter von IhreTelefonZentrale.de auf dem Abwesenheitsplaner?

Der Schutz Ihrer Daten ist nicht nur gesetzlich geregelt, sondern uns auch ein besonderes Anliegen.

Deshalb bekommen (wir und) unsere Mitarbeiter ausschließlich aktuelle Abwesenheiten zu sehen – und auch nur dann, wenn tatsächlich ein Anruf für Sie eingeht.

Sobald das von Ihnen im Abwesenheitsplaner definierte Ende Ihrer Abwesenheit erreicht ist, wird diese von unserem System automatisch und unwiderruflich gelöscht, d.h. sie kann nachträglich nicht mehr eingesehen werden. Ihre Abwesenheiten werden bei uns folglich nur so lange gespeichert, wie sie für die Ausführung Ihres aktuellen Handlings benötigt werden.

Auch wenn Sie in unserem Abwesenheitsplaner mehrere Termine im Voraus festgelegt haben, können unsere Mitarbeiter immer nur jene Abwesenheit sehen, die für sie in dem Moment relevant ist. Künftige Abwesenheiten sind für unsere Mitarbeiter nicht einsehbar.

Geht im Zeitraum einer von Ihnen eingetragenen Abwesenheit kein Anruf für Sie ein, wird diese auch keinem Mitarbeiter angezeigt, und Ihr Eintrag wird sofort danach automatisch vom System gelöscht.

nach oben

Weiterlesen …

Zur Beantwortung weiterer Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns.